OneDrive is geen volledige back-up. Toch?

OneDrive beschermt je bestanden wanneer een computer kapotgaat, zoekraakt of wordt vervangen. Je documenten, foto’s en andere bestanden staan immers ook in de cloud. Toch betekent dit niet automatisch dat je een volledige back-up hebt. OneDrive is vooral bedoeld om bestanden op te slaan, te synchroniseren en op verschillende apparaten beschikbaar te maken. Dat is handig, maar het biedt niet in iedere situatie voldoende bescherming tegen gegevensverlies.

Dat geldt voor ondernemers die afhankelijk zijn van klantbestanden en administratie, maar net zo goed voor thuisgebruikers met familiefoto’s, persoonlijke documenten, studieopdrachten of een digitale administratie.

Waarom voelt OneDrive als een back-up?

De verwarring is begrijpelijk. Je slaat een document op je computer op en even later staat het ook in OneDrive. Log je in op een andere computer, dan kun je weer bij hetzelfde document. Gaat je laptop stuk, dan zijn bestanden die correct met OneDrive zijn gesynchroniseerd meestal nog via de cloud beschikbaar.

Dat is een nuttige vorm van bescherming. Een kapotte, gestolen of zoekgeraakte computer hoeft daardoor niet direct te betekenen dat je ook je bestanden kwijt bent.

Toch is synchronisatie iets anders dan een back-up. Synchronisatie zorgt ervoor dat bestanden op verschillende locaties zo veel mogelijk gelijk blijven. Verwijder je een gesynchroniseerd bestand, dan wordt die verwijdering ook in OneDrive verwerkt. Een bestand dat je online verwijdert, verdwijnt daardoor ook uit de gesynchroniseerde OneDrive-map op je apparaten.

Datzelfde principe geldt bij wijzigingen. Bewerk je een document, dan wordt de aangepaste versie opgeslagen en gesynchroniseerd. Dat is precies wat je van OneDrive verwacht. Maar wanneer een bestand per ongeluk verkeerd wordt overschreven, beschadigd raakt of door schadelijke software wordt aangepast, kunnen ook die wijzigingen worden meegenomen.

Het systeem doet dan wat het moet doen. Alleen is de laatste gesynchroniseerde versie niet altijd de versie die je wilt bewaren.

Welke herstelmogelijkheden heeft OneDrive?

OneDrive heeft verschillende functies waarmee verloren of gewijzigde bestanden kunnen worden hersteld. Daardoor is het te stellig om te zeggen dat OneDrive helemaal geen back-upfuncties biedt.

Verwijderde bestanden komen eerst in de prullenbak van OneDrive terecht. Bij een persoonlijk Microsoft-account blijven ze daar volgens Microsoft maximaal 30 dagen staan. Voor een werk- of schoolaccount geldt standaard een termijn van maximaal 93 dagen, tenzij de beheerder die instelling heeft aangepast.

Daarnaast heeft OneDrive versiegeschiedenis. Daarmee kun je bij bestanden waarvoor eerdere versies beschikbaar zijn teruggaan naar een oudere versie. Dat kan bijvoorbeeld helpen wanneer je een tekst verkeerd hebt aangepast of informatie uit een document hebt verwijderd.

Microsoft 365-abonnees kunnen bovendien de functie ‘Uw OneDrive herstellen’ gebruiken. Daarmee kunnen acties uit de afgelopen 30 dagen worden teruggedraaid, bijvoorbeeld wanneer bestanden zijn verwijderd, overschreven, beschadigd of door malware zijn aangetast.

Deze mogelijkheden vormen een bruikbaar vangnet. Ze zijn alleen niet onbeperkt. Een bestand dat definitief uit de prullenbak is verwijderd, kan volgens Microsoft niet meer via OneDrive worden hersteld. Ook kan iemand pas na het verstrijken van de hersteltermijn ontdekken dat een bestand of map ontbreekt.

Wanneer kan alleen OneDrive onvoldoende zijn?

Dat hangt vooral af van wat je bewaart en wat de gevolgen zijn wanneer je het kwijtraakt.

Stel dat je thuis al je familiefoto’s in OneDrive bewaart. Een map wordt per ongeluk verwijderd en niemand merkt het direct. Wanneer je er maanden later naar zoekt, kan de hersteltermijn al zijn verstreken. De bestanden stonden wel in de cloud, maar er is op dat moment mogelijk geen bruikbare oudere kopie meer beschikbaar.

Een ander herkenbaar voorbeeld is iemand die zijn persoonlijke administratie, belastingdocumenten en gescande contracten in OneDrive bewaart. Als een map verkeerd wordt verplaatst, overschreven of verwijderd, wil je niet afhankelijk zijn van de vraag of je het probleem op tijd ontdekt.

Voor een student kan het gaan om een scriptie of verzameling onderzoeksbestanden. Voor een hobbyfotograaf om duizenden foto’s. Voor een gezin om video’s en herinneringen die niet opnieuw gemaakt kunnen worden. Voor een ondernemer kunnen het offertes, klantdocumenten, ontwerpen of projectmappen zijn.

De waarde van een goede back-up wordt dus niet bepaald door de vraag of bestanden zakelijk of privé zijn. De belangrijkste vraag is hoe vervelend of schadelijk het is wanneer je ze niet meer kunt herstellen.

Wat is het verschil met een aparte back-up?

Een back-up is een extra kopie die speciaal wordt bewaard om gegevens te kunnen herstellen. Die kopie staat bij voorkeur voldoende los van de bestanden waarmee je dagelijks werkt.

Dat verschil is belangrijk. Wanneer dezelfde wijziging onmiddellijk op alle locaties wordt doorgevoerd, heb je meerdere gelijke exemplaren, maar niet altijd een onafhankelijke herstelkopie. Een goede back-up bewaart oudere versies of herstelmomenten, zodat je kunt teruggaan naar een toestand van vóór de fout.

Daarom moet je bij een back-up niet alleen kijken naar waar bestanden zijn opgeslagen. Kijk ook naar hoe lang oudere versies worden bewaard, wie de back-up kan verwijderen en wat er gebeurt als je account wordt misbruikt of je apparaten door schadelijke software worden geraakt.

Hoe kun je je bestanden beter beschermen?

Een veelgebruikte richtlijn is de 3-2-1-methode. Daarbij bewaar je drie exemplaren van belangrijke bestanden, verspreid over twee verschillende soorten opslag, met minimaal één kopie op een andere locatie. CISA noemt deze methode als strategie om de kans te vergroten dat gegevens na een incident nog kunnen worden hersteld.

Voor een thuisgebruiker kan dat bijvoorbeeld betekenen dat foto’s op de computer staan, worden gesynchroniseerd met OneDrive en daarnaast periodiek naar een externe schijf of een afzonderlijke back-updienst worden gekopieerd.

Voor een ondernemer kan een vergelijkbare aanpak worden gebruikt, maar zijn er vaak aanvullende aandachtspunten. Denk aan toegangsrechten, langere bewaartermijnen, grotere hoeveelheden gegevens en de snelheid waarmee bestanden na een incident weer beschikbaar moeten zijn.

Een externe schijf kan onderdeel zijn van de oplossing, maar sluit deze niet permanent aan als dat niet nodig is. Wanneer een schijf voortdurend met de computer of het netwerk verbonden blijft, kan schadelijke software mogelijk ook de bestanden op die schijf bereiken. Een back-up die alleen tijdens het maken of terugzetten wordt aangesloten, staat verder los van de dagelijkse werkomgeving.

Een aparte online back-up kan eveneens geschikt zijn. Controleer daarbij wel of de dienst oudere versies bewaart, hoelang verwijderde bestanden beschikbaar blijven en of de back-up onafhankelijk genoeg is van je normale Microsoft-account.

Waarom moet je een back-up testen?

Een melding dat een back-up is voltooid, vertelt nog niet of je bestanden ook werkelijk kunt terugzetten.

Kies daarom af en toe een bestand of map en probeer deze vanuit de back-up te herstellen. Neem bijvoorbeeld een oudere foto, een document dat je tijdelijk hebt verwijderd of een kleine testmap. Controleer of het juiste bestand terugkomt, of het geopend kan worden en hoeveel tijd het herstel kost.

Dit hoeft voor een thuisgebruiker geen uitgebreid technisch proces te zijn. Het doel is simpel: zeker weten dat je bij een probleem niet voor het eerst hoeft uit te zoeken hoe de back-up werkt.

Ook voor een bedrijf is een hersteltest belangrijk. CISA adviseert om back-upprocedures regelmatig te testen. Een back-up heeft uiteindelijk pas nut wanneer de gegevens betrouwbaar kunnen worden teruggezet.

Moet je OneDrive dan niet meer gebruiken?

OneDrive mag gewoon blijven. Het is geschikt om bestanden op verschillende apparaten beschikbaar te maken, documenten te delen en gegevens te beschermen tegen het verlies van één apparaat. De prullenbak, versiegeschiedenis en herstelfuncties bieden daarnaast bescherming tegen verschillende veelvoorkomende fouten.

Het risico ontstaat vooral wanneer OneDrive als enige en onbeperkte reddingslijn wordt gezien.

Bewaar je alleen bestanden die gemakkelijk opnieuw te maken of te downloaden zijn, dan is een uitgebreide back-upoplossing mogelijk minder belangrijk. Bewaar je onvervangbare foto’s, belangrijke administratie, studiegegevens of bestanden die nodig zijn om je werk uit te voeren, dan is een aparte herstelkopie verstandig.

De juiste vraag is daarom niet alleen: “Staan mijn bestanden in OneDrive?” De betere vraag is: “Kan ik mijn belangrijkste bestanden nog terughalen wanneer ik de fout pas veel later ontdek?”

OneDrive is een nuttige laag in de bescherming van je gegevens. Voor bestanden die je echt niet wilt verliezen, is het verstandiger om daarnaast een afzonderlijke en geteste back-up te bewaren.

Loop je zelf tegen een IT-probleem aan of wil je voorkomen dat een storing je werk stillegt? Via Floor-IT help ik ondernemers met praktische ICT ondersteuning, advies en oplossingen die verder kijken dan alleen het probleem van dat moment.